Hàng tồn kho là hàng hóa hoặc vật liệu mà một doanh nghiệp dự định bán cho khách hàng để kiếm lợi nhuận. Quản lý hàng tồn kho, một yếu tố quan trọng của chuỗi cung ứng, là theo dõi hàng tồn kho từ nhà sản xuất đến nhà kho và từ các cơ sở này đến điểm bán hàng .
Quản trị hàng tồn kho là gì? Nhiệm vụ của quản trị tồn kho là phải trả lời được 2 câu hỏi: Lượng tồn kho bao nhiêu là tối ưu? và Khi nào tiến hành đặt hàng?
Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết, có thể nói là sống còn trong trong quản trị. Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới nhé.
Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra sau cùng. Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm. Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho tồn tại trong các công ty sản xuất có thể được phân ra thành ba loại:
Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường về.
Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm.
Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh hoàn thành sau quá trình sản xuất.
Ba loại hàng tồn kho nêu trên được duy trì sẽ khác nhau từ công ty này đến công ty khác tùy thuộc vào tính chất khác nhau của từng doanh nghiệp.
Một số công ty cũng duy trì loại thứ tư của hàng tồn kho, được gọi là nguồn vật tư, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên liệu, bóng đèn và những thứ tương tự. Những loại hàng này đều cần thiết cho quá trình sản xuất.
Lý do của việc lưu trữ hàng tồn kho
Tại sao các công ty lại giữ hàng tồn kho trong khi chi phí lưu trữ khá đắt? Câu trả lời là tầm quan trọng trong việc giữ hàng tồn kho ở các doanh nghiệp.
Báo cáo của những nhà nghiên cứu cho rằng có ba lí do chính của việc giữ hàng tồn kho: Giao dịch, Dự phòng, Đầu cơ
Cụ thể:
Giao dịch
Doanh nghiệp sẽ duy trì hàng tồn kho để tránh tắc nghẽn trong quá trình sản suất và bán hàng. Bằng việc duy trì hàng tồn kho, các doanh nghiệp đảm bảo được việc sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô. Mặt khác, việc bán hàng cũng không bị ảnh hưởng do không có sẵn hàng hóa thành phẩm.
Dự phòng
Việc giữ lại hàng tồn kho với mục đích này là một tấm đệm cho những tình huống kinh doanh xấu nằm ngoài dự đoán. Sẽ có những bức phá bất ngờ về nhu cầu thành phẩm vào một thời điểm nào đó. Tương tự, cũng sẽ có những sự sụt giảm không lường trước trong cung ứng nguyên liệu ở một vài thời điểm. Ở cả hai trường hợp này, một doanh nghiệp khôn ngoan sẽ chắc chắn muốn có vài tấm đệm để đương đầu với những thay đổi khôn lường.
Đầu cơ
Doanh nghiệp giữ hàng tồn kho để có được những lợi thế khi giá cả biến động. Giả sử nếu giá nguyên liệu thô tăng, doanh nghiệp sẽ muốn giữ nhiều hàng tồn kho so với yêu cầu với giá thấp hơn.
Lợi ích và chi phí cho lưu trữ hàng tồn kho
Lưu trữ hàng tồn kho đem lại những lợi thế nhất định cho doanh nghiệp. Những lợi thế quan trọng nhưng không hạn chế có thể kể đến như
Tránh các khoản lỗ trong kinh doanh
Bằng việc lưu trữ hàng tồn kho, một công ty có thể tránh tình trạng kinh doanh thua lỗ khi không có sẵn nguồn cung tại một thời điểm nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Giảm chi phí đặt hàng
Các chi phí đặt hàng gồm chi phí liên quan đến đơn đặt hàng cá nhân như đánh máy, phê duyệt, gửi thư… có thể được giảm rất nhiều nếu công ty đặt những đơn hàng lớn hơn là vài đơn hàng nhỏ lẻ.
Đạt được hiệu quả sản xuất
Việc lưu trữ đủ số lượng hàng tồn kho cũng đảm bảo cho quá trình sản xuất đạt hiệu quả. Nói cách khác, nguồn cung ứng đủ hàng tồn kho sẽ ngăn ngừa sự thiếu hụt nguyên liệu ở những thời điểm nhất định mà có thể làm gián đoạn quá trình sản xuất.
Tuy nhiên, việc lưu trữ hàng tồn kho không phải lúc nào cũng tốt. Có thể nói rằng việc thu mua tràn lan chứa đựng nhiều rủi ro và việc gặp phải những rủi ro không lường trước được sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp.Việc lưu trữ hàng tồn kho quá nhiều, không có kế hoạch, sẽ chiếm những khoản chi phí nhất định. Do vậy, rất cần thiết cho việc một công ty lập kế hoạch cụ thể về lưu trữ hàng tồn kho.
Chi phí lưu trữ hàng tồn kho được phân ra làm hai loại
Chi phí nguyên liệu
Bao gồm các khoản phí liên quan đến đến việc đặt hàng để thu mua nguyên liệu, các thành phần, tiền lương cho nhân viên quản trị hành chính, chí phí thuê mặt bằng, cước phí, chuyển phát, hóa đơn, văn phòng phẩm, v.v. Càng nhiều đơn hàng thì càng nhiều các chi phí liên quan và ngược lại.
Chi phí thực hiện
Bao gồm các khoản phí liên quan đến việc lưu trữ hoặc vận chuyển hàng tồn kho cũng như chi phí bảo hiểm rủi ro trọn gói, chi phí thuê mặt bằng, tiền lương cho nhân công, sự lãng phí, lỗi thời, sự hao mòn, mất trộm… Nó cũng bao gồm các khoản phí cơ hội. Điều này có nghĩa: khoản tiền dành cho hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định. Do đó mà sự mất mát của việc thu lại cũng có thể được xem như một chi phí cơ hội.
Những điểm trên nhằm nhấn mạnh cho tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho, để quyết định số lượng hàng tồn kho tối ưu nhất cho công ty, doanh nghiệp theo chu kì.
Mục đích của quản trị hàng tồn kho
Có 2 mục đích chính:
Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có
Mục đích chính là đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm. Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành. Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn. Hậu quả là việc sản xuất giảm đi hoặc không thể sản xuất.
Kết quả là việc kinh doanh giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận và tệ hơn là thua lỗ. Mặt khác, sự dư thừa hàng tồn kho cũng có nghĩa làm kéo dài thời gian sản xuất và phân phối luồng hàng hóa. Điều này có nghĩa là khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định. Không chỉ vậy, nó cũng sẽ làm giảm các chi phí thực hiện và làm tăng lợi nhuận.
Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho
Liên quan gần nhất đến mục đích trên đó là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho. Điều này đạt được chủ yếu bằng cách đảm báo khối lượng cần thiết hàng tồn kho trong tổ chức ở mọi thời điểm.
Điều này có lợi cho tổ chức theo hai cách. Một là khoản tiền không bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng tới và có thể được sử dụng để đầu tư vào những nơi khác để kiếm lời. Hai là nó sẽ làm giảm các chi phi thực hiện, đồng thời sẽ làm tăng lợi nhuận.
Câu hỏi thường gặp hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho hoạt động như thế nào?
Hàng tồn kho là hàng hóa hoặc vật liệu mà một doanh nghiệp dự định bán cho khách hàng để kiếm lợi nhuận. Quản lý hàng tồn kho, một yếu tố quan trọng của chuỗi cung ứng, là theo dõi hàng tồn kho từ nhà sản xuất đến nhà kho và từ các cơ sở này đến điểm bán hàng. Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho là có đúng sản phẩm ở đúng nơi vào đúng thời điểm. Điều này đòi hỏi khả năng hiển thị hàng tồn kho — biết khi nào nên đặt hàng, số lượng đặt hàng và nơi lưu trữ hàng tồn kho. Các bước cơ bản của quản lý hàng tồn kho bao gồm:
- Mua hàng tồn kho: Hàng sẵn sàng để bán được mua và chuyển đến kho hoặc trực tiếp đến điểm bán hàng.
- Lưu trữ hàng tồn kho: Hàng tồn kho được lưu trữ cho đến khi cần thiết. Hàng hóa hoặc vật liệu được chuyển qua mạng thực hiện của bạn cho đến khi sẵn sàng vận chuyển.
- Thu lợi nhuận từ hàng tồn kho: Kiểm soát được lượng hàng bán ra. Hàng thành phẩm được kéo để hoàn thành đơn đặt hàng. Sản phẩm được vận chuyển đến khách hàng.
Tại sao quản lý hàng tồn kho lại quan trọng?
Hàng tồn kho có thể là tài sản quan trọng nhất của công ty. Quản lý hàng tồn kho là nơi hội tụ tất cả các yếu tố của chuỗi cung ứng. Quá ít hàng tồn kho khi cần thiết có thể khiến khách hàng không hài lòng. Nhưng một lượng lớn hàng tồn kho cũng có những khoản nợ riêng của nó — chi phí lưu trữ và bảo hiểm hàng hóa đó cũng như rủi ro hư hỏng, trộm cắp và hư hỏng. Các công ty có chuỗi cung ứng và quy trình sản xuất phức tạp phải tìm ra sự cân bằng phù hợp giữa việc có quá nhiều hàng tồn kho trong tay hoặc không đủ.
Các loại quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho định kỳ
Hệ thống kiểm kê định kỳ là một phương pháp định giá hàng tồn kho cho các mục đích báo cáo tài chính, trong đó việc kiểm kê thực tế hàng tồn kho được thực hiện theo các khoảng thời gian cụ thể. Phương pháp kế toán này lấy hàng tồn kho vào đầu kỳ, thêm hàng tồn kho mới mua trong kỳ và khấu trừ hàng tồn kho cuối kỳ để tính giá vốn hàng bán (COGS).
Quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch
Các doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản lý hàng tồn kho bằng mã vạch để gán một số cho mỗi sản phẩm họ bán. Họ có thể liên kết một số điểm dữ liệu với số này, bao gồm nhà cung cấp, kích thước, trọng lượng sản phẩm và thậm chí cả dữ liệu biến đổi, chẳng hạn như số lượng hàng trong kho.
Quản lý hàng tồn kho bằng RFID
RFID hoặc nhận dạng tần số vô tuyến là một hệ thống truyền không dây nhận dạng của sản phẩm dưới dạng một số sê-ri duy nhất để theo dõi các mặt hàng và cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm. Hệ thống quản lý kho dựa trên RFID có thể cải thiện hiệu quả, tăng khả năng hiển thị hàng tồn kho và đảm bảo việc tự ghi nhận và giao hàng nhanh chóng.
